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2018年3月28日

バーチャルオフィスの「内覧」とはどのようなものですか?

新たにバーチャルオフィスの契約をする際、「実際にご来社ください」と勧められたり
契約する上での条件となっている事業者も少なくありません。

今までにもバーチャルオフィスを利用したことがある、検討したことがある方には
「内覧」の重要性や必要性について説明を受けているケースもありますが、
これから初めてご検討、契約をする方にとってはどのようなものなのか?という
疑問をもたれる方も多いようです。

◆「内覧」って何をするの?

ビジネスピットのご内覧は以下の内容を1時間ほどのお時間をいただき
お客様個別にご希望やご利用の目的にあわせてご案内しております。

・サービスの詳細説明
・ご契約手続きについてのご案内
・必要書類のご案内
・施設の見学
・質疑応答

お電話やメールでは伝わりづらい部分も、直接お話をすることでイメージがわいた
利用方法の不明点が払拭された、実際に打ち合わせスペースなどを見て
安心した、との感想を持たれる方もいらっしゃいます。

◆なぜ代表者が出向く必要があるの?

ビジネスピットでは入会審査を設けておりますが、ご契約時に代表者の方へ
ご来社いただく理由はセキュリティの側面と、お互いの信頼を高めるためです。

ビジネスピットはビジネスユースのサービスとなっておりますので、
新設法人を設立される場合、法人として機能するための第一段階としての契約が
バーチャルオフィスとの契約となる方も多いのです。
会社がこれから事業を行なっていく上で、顔の見えない契約を行なうのは
不安にならないでしょうか?

「自宅以外であればどこでも良かった」と考える方はゼロではありませんが
ごく少数でしょう。
出来るならば、他の入居企業のトラブル等の問題のない安全な住所を利用したいと
思われる方がほとんどで、これは個人事業主の方でも同様です。

バーチャルオフィスの運営側も「使ってくれれば誰でもいい」ということでは
ありませんし、「どんな人なのかもわからない」方へ会社の顔ともなる
住所、登記地等をお貸し出しすることは、運営会社の信用度にも関わるため、
一度はご来社いただき担当者とご面談をしていただくことを必須としております。

◆「忙しいし、ウェブサイトを見れば大体のことはわかる」・・・本当ですか?

通常、ご自宅等を賃貸契約する場合でも皆さん内見、内覧に現地へ出向いて
物件をご自身の目で確認されると思います。
バーチャルオフィスと言えども「安いから」「手軽だから」というだけでなく、
ご納得の上契約していただきたいのです。

お取引先やお客様をご案内したり、社内の打ち合わせで利用するにあたって
会議室の大きさは適当か、使い勝手はいいか、など見てみないとわからない部分も
多いものです。
「ウェブサイトのイメージとは違った」
「会議室が無人マンションの一室だった」
「女性客が多く、華やかでインテリアがとにかく綺麗な場所がいい」と思っても
「実際行ってみたら雑居ビルにあり、テナントもあやしげなところが多い」
「駅から遠い」
「場所がわかりづらい」など
想定していなかったケースに遭遇することもあります。

バーチャルオフィスの中には、オフィスの内装や会議スペースの高級感等が売りで
駅から遠かったり、多少わかりづらい場所だったとしても
「見てもらえば確実に魅力が伝わる」という場合もあります。

スタッフが常駐しているオフィスなら、実際の来客対応や、会議室などの施設
オフィスの雰囲気をご自身の目で確認していただくことも重要でしょう。

また、ご内覧時に利用目的をお伺いした際にご申告やご質問がなかったことで
契約段階になって「やはり思っていたことが出来ない」というケースもあります。

サービス内容、サポート範囲も運営会社、サービス、拠点によって様々ですので
ひとくちにバーチャルオフィスといってもご対応できることも異なります。

そのご相談も含めての内覧となりますので、事前に
・質問したいこと、
・やりたいことができるのかどうか
という部分はピックアップいただくか、内覧のお申込時にお伝えいただくことを
お勧めしています。

◆内覧も審査の一環です。

バーチャルオフィスの中には、前にも述べたようにインターネット申込をし
いくつか書類を送れば契約できてしまうサービスもありますが、
ビジネスピットはスタッフもオフィスに常駐しており、会員様のお客様や
お取引先様とも実際にお会いすることもございますので、
ご利用を検討されている方のご利用目的、事業内容をお伺いすることで
未然にトラブルの防止を行なえるということもあります。

内覧でご質問させていただくことは、利用に際しての最低限の内容である
場合がほとんどです。

特にこれから法人設立予定で、詳しく事業内容を他者に説明が出来ない、
一般的なご質問に対してご回答が曖昧、話したがらないなど
不安要素がある場合は、お申込をされた場合でも書類審査に影響が出たり
きちんとお話をされたケースに比べ、審査担当者の審査が厳しくなったり
といった事例もあります。

設立済み法人であった場合でも過去のトラブル等を隠して
お申込をされた場合でも、審査時点やご契約後に判明した場合は
即解約とし以降一切ご契約をいただくことができなくなります。

なによりも、上記のようなことになった場合にはまた一から探しなおし、
移転先を探さなくてはいけない手間にもなります。
不安点などがある場合には、必ずご申告をされることをお勧めします。
(場合によっては、ご内覧時点でお断りをさせていただく場合もございます。
予めご了承ください)

◆最後に。

「ただ住所が使えればいいだけなのに、色々面倒ですね」というご意見を
いただくこともあります。
一般的にオフィスの賃貸をする場合でも、信用調査は行なわれますし、
書類の提出も必要なように、「低価格で利用できる」=「簡単で面倒、手間はない」
ということではありません。

安価で手軽に利用できるサービスだったとしても、サービス自体がなくなってしまったり
運営会社が頻繁に代わったり、同じサービスの利用者にトラブルが頻発したりと
安心して利用できないのでは、結果的に利用者の不利益となりますし、
事業規模の拡大等の前向きな理由でなく度々登記やオフィスの移転を繰り返したりするのも
信用性を下げることになったりします。

特にスタートアップで、これまで取引実績や契約書類の作成などを行なったことが
ない、といういう方こそこういった手続きを踏まれることで、今後の取引に
役立つこともあるのではないでしょうか。

ビジネスピット

バーチャルオフィスサービスの他、会社の設立から経営に至る様々なシーンでサポートします。法人登記、記帳代行の他、業務効率化のご提案なども行っています。
バーチャルオフィスに関連するサービスはもちろん、全てプロフェッショナルが対応しますので、安心して事業運営をしていただくことができます。

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