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2017年12月14日

バーチャルオフィスを選ぶ際に注意したいこと

バーチャルオフィスの利用を検討される方のほとんどが、
「初期投資をできるだけ少なくしたい」「コストを削減したいが本店登記する場所だけは
一等地にしておきたい」などの理由であると思います。

一般的な賃貸オフィスやレンタルオフィスと比較しても、段違いに安い料金でサービスを
使えるということから、サービスについて深く検討せず、結果「思っていたのと違った・・・」
というケースが少なからず発生します。

そこで、バーチャルオフィスのサービスにご自身の事業がマッチしているのかどうかを
比較検討される際にお役立ていただけるよう、いくつかのパターンでご紹介いたします。

◆バーチャルオフィスの利用が向いている方

・一人社長またはスタッフが少数で実務スペースが必要ない
・お客様先や仕事先でのお仕事が多く、その他の作業は自宅で十分
・フリーランス
・ECサイト、Webサイトの運営者
・来客の少ない事業

などが例として挙げられることが多いですが、ご利用者の業種は様々です。

その中で、バーチャルオフィスを上手に活用している方の傾向は

・自宅や事務所の移転のたびに本店登記を移したくない
・請求書や税無関係など届いた書類をまとめて送ってもらいたい
・携帯電話にかかってくる社用電話を転送してもらいたい
・取引先との打ち合わせスペースを借りたい

など、「サービス内容をよく理解」して、「必要な部分だけを依頼する」という傾向が
強いようです。

バーチャルオフィスは基本的なオフィス機能を備えていますが、一般的な賃貸オフィスを借り
社員、アルバイトを雇用することと全く同一というわけにはいきません。
運営側も複数の利用者に対してサービスを提供している以上、少なからず制限は発生します。
常に事務所にご自身や自社のスタッフがいないという不便な部分も十分考慮した上で
ご利用されることをおすすめします。


◆バーチャルオフィスの利用が向いていない、避けた方がいい方

●許認可が必要な事業の場合
古物商、宅地建物取引業、人材派遣事業、金融業、飲食業等をはじめ、外国人のビザ取得などを
目的とし手いる場合は、免許登録やビザの認可に際して、事務所(面積、間取りや図面等)に関する
要件が入っていることがほとんどです。

お申込時に上記のような許認可が必要なお仕事である場合、事前に許認可が発生するかもしれない旨を
語申告いただいている場合には確認をさせていただいていますが、ご契約後に許認可に
必要なので上記の情報や図面を開示してほしいとご要望をいただく場合があります。
結論から申し上げて、このような開示は一切行っておりません。

バーチャルオフィスとは、利用者(会員)がビル管理会社やバーチャルオフィスの運営者と
賃貸契約(借家契約)をし物理的なオフィススペースへ入居しているわけではありません。
あくまでサービスの一部として住所を利用できるというものです。
中には、レンタルオフィスでも上記の利用は制限されている場合もありますので、
許認可条件を満たすかどうか必ず事前にご自身でお調べください。

●取引先・お客様からのクレームが多い事業の場合
運営上の支障が出たり、他の利用者の迷惑になると判断されることが
多い事業については、バーチャルオフィスの審査にも影響が出ると考えていただくのがベターです。
例としては情報商材販売およびこれに関するセミナー運営や営業代行、投資・保険の斡旋、
金融関係などが挙げられます。

●事業内容、事業の詳細について説明が出来ない、したくない場合
弊社ではお申込の際、ご利用される事業、法人設立の目的とされるお仕事内容について
書面のご説明をお願いしていますが、「大家業なので事業内容と言っても書けることがない」
「コンサルティングだから、色々やってるのでこれということではない」というお話を伺います。
しかしながら、多くのバーチャルオフィスでは、オフィスを利用する目的の事業についての
ご説明が出来ない方は審査が出来る条件に到達していない、と判断されてしまいます。
特に、これから法人化する個人の方の場合、Webサイトがあったり、外部へ公開できる
事業案内をお持ちでない場合がほとんどです。
そのお仕事内容について「説明ができません」「書類を出したくありません」ということであると
事業の実態を明らかにするものが一切ない状態ということになりますので、お申込自体を
お断りせざるを得ません。

●運営者と契約、手続きについての連絡や求められた書類提出が出来ない方
バーチャルオフィスに限った話ではありませんが、ひとたび契約書を取り交わしている以上
お客様であっても最低限、手続きや連絡事項は発生いたします。
もしご自身がお取引先に対し、何度ご連絡をしても電話もメールも連絡が取れない、
返事がない、手続きをいただけないということが続いたら、取引を続けて不安にはならないでしょうか。
多忙でうっかり、ということはあるにせよ「面倒だから」とそのまま・・・では事業者としての
信用が下がっていきます。


▼バーチャルオフィスの審査に落ちるケース

●一般的なマナーが守れない方
ビジネスピットではお申込前に代表者様のご内覧をお願いしておりますが、
ご予約時間になっても連絡なく来社されず、遅刻されたり場合によってはご連絡なく
キャンセルされたり、ご内覧時にサービスやご契約に関する説明をきちんと聞かれない方が
少なからずいらっしゃいます。
このような方は残念ながら、ご連絡に対するレスポンスが遅い、お支払が遅れるなど
契約後にトラブルが発生することが多いため結果的に審査が通った場合でも
必ずチェックされている項目です。

●事業に全く関連のない方がご内覧に来社されている場合
申込時に内覧を契約条件にしている多くのバーチャルオフィスの場合、利用する法人
または個人の代表者の来社に来てもらえるようにアナウンスしていることが多いです。
これは、担当者に話しても結果的に代表者が説明した内容を理解していなかったり、
設立をサポートしている士業の方が代理でお話を聞かれても、実際契約をしサービスを
受けるのは利用者となりますので、「言った言わない」といった話や、結果的に利用者に
とっても手続きに二度手間三度手間となることもあるため、ビジネスピットでも
ご遠慮いただいています。
ご契約前にお互いの顔合わせをすることで不要なトラブルを防止する意味合いもあります。

●契約時に無理な要求をされる方
ビジネスピットのお申込の流れは、代表者のご内覧→申込→審査が必須となっています。
「わざわざ内覧へ行くのが面倒だから書類だけで審査してほしい」
「事業案内なんて作ったことがない。出したくないので出せる書類だけで審査してほしい」
というお話がありますが、バーチャルオフィスの利用には必要書類の提出と審査が法的に
義務付けられています。
ご内覧も審査の一環として考える事業者がほとんどです。
ご内覧に来られない特別なご事情があると判断した場合を除き、遠方の方でも必ず一度は
ご来社をいただくようお願いをしております。

●ご利用目的を隠す、虚偽の申請をされている場合
ご利用目的は、審査の上でも大変重要な項目です。
お申込内容、事業内容において虚偽があると判明した場合は、ご入会をお断りしています。
万が一審査通過した場合でもご入会後にこのような事実が発覚した場合にはご契約を解除させていただきます。
インターネットが発達した世の中ですので、ひとたび信用に欠ける事業を行われた法人や
過去に何らかのトラブルのある個人様については、隠されていても審査担当者は見抜いていることも多いです。
今後犯罪に関わらず他の利用者に悪影響があると判断される場合もありますので、
懸念事項がある場合は隠さずに申告することをお勧めします。

ビジネスピット

バーチャルオフィスサービスの他、会社の設立から経営に至る様々なシーンでサポートします。法人登記、記帳代行の他、業務効率化のご提案なども行っています。
バーチャルオフィスに関連するサービスはもちろん、全てプロフェッショナルが対応しますので、安心して事業運営をしていただくことができます。

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