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2018年6月 7日

バーチャルオフィスとレンタルオフィス、シェアオフィス、コワーキングスペースの違い

ビジネスピットがバーチャルオフィスサービスを開始してもうすぐ10年。
その間には様々な形態のオフィスが台頭してきました。

近年注目を浴びているのが、「シェアオフィス」と「コワーキングスペース」。
このふたつのサービスとバーチャルオフィスやレンタルオフィスは
どのような特徴や違いがあるのでしょうか?

また、ご自身の目的にあったサービスを利用するためのチェックポイントを
ご案内します。


◆レンタルオフィス

すべてが個室スペースに間仕切りされた、少人数向けのオフィス形態です。
実務スペースは必要であるものの、独立した賃貸オフィスまでは必要としない場合や
地方企業の支店、出張所のような扱いで利用される場合もあります。

スペース内には多くの場合、デスク、椅子、キャビネットなどが設置されており
入居して即日業務を始めることも可能です。

法人登記、住所利用、郵便物の受取(個別のポストに投函される場合がほとんどです)等
一般的な賃貸オフィスに近い形での利用が可能です。

電話、インターネット回線は個別で契約し持ち込める場合と、運営会社から
指定された機器、回線を利用する場合があります。
ただし、オフィスによっては天井までの間仕切りがなく他の利用者の通話内容や
個室内での会話が聞こえてしまったりすることもあります。

士業や宅建業など、通常許認可がおりづらいとされていますが、
オフィスによってはレンタルオフィスでも営業許可が出る場合もあります。
(免許更新時に要件が変更になる場合もありますので注意が必要です)

会議室等も多くの場合、同じビル・フロア内に置かれています。


◆バーチャルオフィス

ビジネスピットのサービスはこちらになります。

法人登記、住所利用のレンタルに加え、郵便物の受取等、基本的なオフィス機能の
利用が可能です。

郵便物の取扱いについては、オフィススペース内に個別の郵便ポストが設置されている
こともありますが多くの場合、セキュリティの側面より運営会社が一括して
管理を行なっています。
電話・FAX番号等もについても、占有利用であっても原則番号は貸し出しとなります。

デスクや会議室などの提供がある場合、利用者は必要都度レンタルする形式です。
サービスにもよりますが、多くの場合はバーチャルオフィスのユーザーのみが
利用するスペースとなり、会議室のみの提供は行なっていない場合が多いようです。

実務スペースを設け常駐するタイプのオフィス形式ではないため
会議室や受付等を設置してないこともありますが、有人受付対応のあるサービスでは
不在対応、来客時の対応をしてもらえ、ポストに入らないような大きな荷物の受取も
代行してもらえます。
(ただし受取れる荷物の内容、サイズには制限が設けられている場合がほとんどです)

自宅、客先等での業務が多く、オフィススペースを必要としない方、
大都市の一等地の住所を利用したい地方在住者、自宅住所を公開したくない
個人事業主の利用が多いのがバーチャルオフィスです。


◆シェアオフィス

レンタルデスクとコワーキングスペースの中間点となるオフィス機能を
有した位置づけのスペースの提供をしているのがシェアオフィスであるといえるでしょう。

オシャレなインテリアやコンセプトなどにこだわっているオフィスも多く
家賃、光熱費などが料金に含まれていることがほとんどですのでコストもおさえられ
スタートアップや固定事務所を必要とせずスタッフが集まれる場所として利用している
企業も多いようです。

固定席またはフリーアドレスのデスクが利用出来、好きな時に好きなだけ利用出来ることと
不特定多数のユーザーと実務スペースを共有するのがシェアオフィスの特徴でしょう。

オフィスにより環境が様々で、セキュリティ面や周囲環境に影響を受けやすいのも
このオフィスならでは。
オープンなデスクの場合は隣のデスクのモニタが丸見えとなることもありますし
仕切りスペースや半個室となっている場合でもPCや貴重品を置いたままの離席などは危険です。

情報、備品の取扱いには注意が必要となります。
鍵つきロッカー設置や、防犯カメラを設置監理しているオフィスもありますが
人の出入りの多い分、慎重に管理が必要となります。

また、電話や打ち合わせ、会話OKなどスペースが分けられていないこともあり
機密性が低く集中できないといったこともあります。


◆コワーキングスペース

機能面ではシェアオフィスと似ていますが、利用者同士のコミュニケーションが活発で
イベント開催などが多いのがコワーキングスペースの特徴でしょう。

また、料金についてもドロップイン、1day利用、と一時利用も出来るため働く場所を
定める必要がない個人事業主やフリーランスにも広く利用されています。

飲食店、カラオケ店やレンタル事業の企業が空室・対策で事業展開を行なっていたりと
新業態として運営されていることが多いのもコワーキングの特徴のひとつです。

静かに作業を行なうというよりも、ビジネスを通したコミュニティの構築であったり
アイディアや知識をシェアしたりと、企業という枠にとらわれずビジネスを展開したり
協業したりという場であるため、コミュニケーションスペースとしての意味合いが強く
個室の会議室の設置はないスペースもあります。

また、登記、住所の利用が制限されていたり、郵便の受取にも別途費用が発生することも
あるため、オフィス機能に特化しているサービスとは一線を画していることも多く
事前の確認が必要です。


◆各オフィスサービスの共通点

どのサービスにも共通しているのは、スタッフが常駐、有人運営している場合と、
無人運営(入退室管理のシステムでの管理)の場合があります。

無人運営の場合のデメリットとしては、オフィスの利用時にトラブルがあっても
即座に対応をしてもらえなかったりセキュリティ面でも劣る場合があります。
また、無人運営かつ雑居ビルなどに入居していることで、女性ユーザーが利用を
躊躇してしまうようなことも。

対して有人利用の場合、不在時の対応、来客時の対応を任せることも出来る上
その場所に本当にその企業がいるのか?という取引先や来訪者の不安も軽減されます。

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ビジネスピットはオフィスビル内にあり、リーズナブルな料金でオフィス機能全般の
利用が可能であることに加え、オフィスアドレスとしての価値も高く
JR、私鉄各線渋谷駅からのアクセスや周辺環境も良いため、幅広い職種と
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