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2018年2月13日

バーチャルオフィスを退居する際の注意点

2月、3月は一般的にも異動に伴う引越しや卒業、入学、新入社などが多い時期ですが
バーチャルオフィス、シェアオフィスなどにも同じように移転、退居、
新たにバーチャルオフィスを利用したい、という入れ替わりの多くなります。

バーチャルオフィスは通常の賃貸オフィスの契約に比べるとハードルが低く
コストも抑えられるためスタートアップの起業家や、固定オフィスを必要としない方の
会社住所として広く利用されています。
お客様先へ出向くことが多かったり、取引先とのやり取りもメールや電話で済んでしまう場合を除き、
事業年数を経て業績が拡大していくにつれ、ご自身のオフィスを構えたいと思われる方も多いでしょう。

ビジネスピットでも、バーチャルオフィスを無事にご卒業し、自社オフィスを構える
ことになったりUターン、Iターン等地方の発展のために東京を離れ地方で根を下ろすことになり、
東京の住所は必要なくなるというケースもあります。

残念ながら事業継続が難しくなり会社を閉鎖されるということも少なくはありません。
中小企業は設立から3年で2/3が倒産し、10年で倒産する確率は実に90%超とまで
言われていますので、このような事情での退去も決して珍しくはないのです。

主にバーチャルオフィスをご退会したいとのお申し出は上記のような3つの理由によりますが、
ご退会、ご卒業の際に忘れてはならない手続きについてご案内します。

1.登記住所を変更する

ほとんどのバーチャルオフィスをはじめとしたオフィスアドレスの貸し出しを
行なっている事業者は退会時に登記移転も行なうようアナウンスしているところが
ほとんどです。
なぜなら、退会後も登記住所としても利用している場合、無断でサービス利用をしている
ことになるからです。
事業者によっては弁護士経由で損害賠償請求を行なうこともあります。
十分注意してください。

会社を休眠する場合も同様で、事業を行なっておらず会社の休眠手続きをした場合でも
登記地は必要となります。
ただし、バーチャルオフィスを退会された場合はその後登記利用は不可となりますので、
移転手続きが必要となります。

ビジネスピットでも退会届のご提出時に、登記を移転または閉鎖したことを証明する
登記簿のコピーを添付が必要となります。
退会日以降も登記移転、閉鎖手続きが行なわれていないことが確認された場合、
契約書に定めておりますとおり、退会月より登記住所として利用されている月数分
サービス利用時と同等プランの料金を請求させていただきます。
お金がかかる、面倒だから、などの理由で手続きを怠ることは会社の信用度にもかかわります。

2.郵便物の送付先を変更する

バーチャルオフィスでは契約者別にポストが設置されており、郵便局や宅配業者が直接、
各利用者のポストへ投函することもありますが、多くのバーチャルオフィスでは
私設私書箱として利用者の郵便物を一括預かりを行なうケースも多く、
ビジネスピットでは後者を採用しております。

バーチャルオフィスの退会時、郵便局へ転居届を出される方が多くいらっしゃいますが、
郵便局では転居届の受付後、「旧住所の確認」を行なっています。
この住所がバーチャルオフィス(私書箱サービス)の利用者の場合、居住の実態がないため
転居届は提出をしても受理されません。(郵便法違反となります)
ご面倒でもご自身で取引先や公的機関への届出を行なう必要があります。

また、バーチャルオフィスでは退去後は契約者以外の宛先に到着した郵便物、お荷物について
保管預かりは行いませんので、差し戻し扱いとなります。
重要な書類が届かなかった!というようなトラブルを避けるためにも入念な準備をおすすめします。

特に、シェアオフィス、コワーキングやバーチャルオフィス間での移転などでは
事前の移転準備を忘れてしまった場合、郵便や荷物が迷子になってしまうようなケースも
あるようですので、しっかりと新しい場所への手続きだけでなく、退居する場所での
手続きを行なう必要があります。


3.Webサイトの所在地や電話番号の修正・更新、新しい名刺等の準備

登記同様、バーチャルオフィスで提供される住所はサービス契約中に限られています。
いつまでもWeb上の住所が修正されないことで、バーチャルオフィスの住所まで
お取引先やお客様、公的機関などが来訪することがあります。

また、社用封筒の住所が変更になっていないことで、郵便物の宛先が不明になった場合等
差し戻し先に差出人がいない状態になるなど、郵便局や運送会社の業務にも支障をきたす
ことが考えられます。

バーチャルオフィスで電話転送、電話代行などをご利用の場合、お持込の電話番号以外は
一切持ち出しが出来ません。
退会日以降、お電話は繋がらなくなりますので「電話が繋がらない」などのクレームになる場合もあり、
信用にも響きます。


4.移転案内の準備

退会後に運営者よりご来社等があった場合でも移転先をご案内することはございませんので、
移転先はどこなのか、いつから新しい住所で業務をはじめるのか。
移転が決まったらご案内の準備をできるだけ早めに開始することをおすすめします。


最後に・・・

バーチャルオフィスやシェアオフィスなどのオフィスサービスの利用は固定費を抑えられますが
契約内容、規約等ルールをよく確認せず利用者が対応を怠ると、同じ住所を利用している
他事業者への影響が出ることもあります。
「立つ鳥跡を濁さず」で、新しいオフィスへのお引越し等行なわれるようお願いいたします。

ビジネスピットバーチャルオフィスサービスの場合、退会を希望する月の前月末までに
「退会届」という書面原本を提出していただく必要があります。
※日割りや月途中での退会はお受けしておりません。
退会をご希望の場合には、お電話またはメール、問い合わせフォームよりご連絡ください。

参考:よくある質問【退会について】
http://www.biz-pit.com/faq/

▼お問い合わせフォーム
https://www.biz-pit.co.jp/form/contact.html

ビジネスピット

バーチャルオフィスサービスの他、会社の設立から経営に至る様々なシーンでサポートします。法人登記、記帳代行の他、業務効率化のご提案なども行っています。
バーチャルオフィスに関連するサービスはもちろん、全てプロフェッショナルが対応しますので、安心して事業運営をしていただくことができます。

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