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2017年8月23日

バーチャルオフィスってなに?-ブログ編-

みなさまこんにちは。
ビジネスピットのWebサイトには「バーチャルオフィスって聞いたことはあるけど、
レンタルオフィスとどう違うの?」というよくあるご質問を紐解いたページがあります。
▼バーチャルオフィスってなに?

今回は、さらにバーチャルオフィスのサービスを掘り下げ、
また実際の会員様の声などもあわせてご紹介させていただきます。

●バーチャルオフィスサービスの発祥は?

バーチャルオフィスサービスの元となったのは、1970年に誕生したアメリカ発祥である
オフィスコンビニエンスという事業だといわれています。
学生街でコピーや印刷などを行えるサービスが反響を呼んだことから、地価も賃貸物件も
高額になりがちな都市部やビジネス街にも販促物などの印刷やDTP、コピーなどの業務が
出来たり私設私書箱の利用、荷物の発送が出来るようになったりと実際にその場所に
オフィスがなくてもオフィス機能を利用できるサービスへと派生、変化していきました。

別名では「ビジネスコンビニ」とも言われており、現在も日本国内に多数事業者があります。

● 日本にバーチャルオフィスサービスはいつ頃からあるのでしょう?

日本では 遡ること明治の時代から「貸事務所」のサービスがあったと言われていますが、
本格的に台頭したのは1970年代。
銀座や新宿などの雑居ビル内に「貸机業」というサービスが誕生しました。
これは事務所として場所を貸すのではなく、机やロッカーなどのオフィス家具や設備を
レンタルしさらに電話業務や郵便処理などの代行をするサービスを付随させたものでした。
しかし、現在のようなサービスオフィスのようなものではなく、事業の実態がわからない
事業者が多く利用していたことから一般的なサービスとしては普及しませんでした。

この「貸机業」が本格的に現在でいうレンタルオフィスとして発展したのはバブル期となる
1985年頃ですが、1990年代に入るとバブル崩壊から、一時はサービスとして落ち込みます。

しかし、1997年頃からは外資系のサービスが進出し日本で次々とサービスインし、
サービスオフィス・レンタルオフィスのノウハウやサービスについて知られることとなります。
それでもまだ、企業が全く関連性のないオフィス業者の賃貸している場所で
「間借り」のような形のオフィスを使っているというのは、当時の日本の常識では
なかなか理解が難しかったのではないでしょうか。

2000年初頭にはリーマンショックの影響で都心における商業地での地価下落、
オフィスに入居していた企業の倒産も相次ぎ、オフィスビルの空室率が上がるという
事態となりました。
このような事態に苦慮した不動産業者は画期的な空き部屋・空きビル対策として
ワンフロアでは借り手のないスペースを間仕切ることにより安価に借りてもらおうという
レンタルオフィスのサービスや、オフィスコンビニエンスのビジネスモデルを活用した
バーチャルオフィスの事業を手がける事業者が多く現れました。
バーチャルオフィスやレンタルオフィスの運営会社に不動産業が多いというのもうなずけます。

現在では、不動産業に限らず様々な業種の事業者がサービスオフィスの運営を行っており
スペースのレンタルというだけでなく、電話、FAXなどのサービスから士業との提携で
起業サポートを行うなど、多角的なサービスが主流となっています。

●新しいワーキングスタイルの確立

2000年代後半になると、SOHO(スモールオフィス・ホームオフィス)という言葉が浸透し
仕事をするためには必ずオフィス(事務所)がなくては、という従来の考え方も
変化してきました。
モバイル端末の普及により場所に捉われずさらに自由に働くことができるようになったため
物理的な距離に悩まされることもなく、ライフスイルに合わせて、リモートワーク
(テレワーク、クラウドソーシングなどの名称で呼ばれることもあります)などの
これまでにない働き方を選択出来ることで時間を有効活用した仕事の仕方も可能になりました。
また、コワーキングサービスなどのオープンスペースの人気が高まっている背景には
イベント、交流会などに参加できたり利用者同士の交流から新たなサービスが生み出されたりと、
オフィス環境が新たなビジネスの広がりを創りだすことにもあるでしょう。

●リモートワークの味方、バーチャルオフィス

バーチャルオフィスの最大の魅力は、なんといっても実務スペースに自分が出向かなくても
低コストでオフィス機能を利用出来ることでしょう。
実務スペースがある場合、契約者用のポストがありそこに郵便物が投函されるか、
自ら郵便物や荷物を受取る必要があるため、来客・外出時などには都度再配達の依頼を
するなど煩雑な業務に対応しなくてはなりません。
また、ポストへ郵便物が届く場合には、どのようなものが届いているのか直接確認をしに
オフィスへ出向くことも必要です。

バーチャルオフィスのサービス内容、契約によってはサイン・捺印の必要な郵便や
宅急便などの小荷物の受取代行をしてもらえないものもあります。
その点ビジネスピットでは週1回指定場所への転送サービスをはじめとして郵便物や
お荷物の処理にフレキシブルに対応できる郵便物管理システムを導入しているため
それぞれが外出することの多い業種でも、複数スタッフ間での内容共有が可能です。

モバイル対応していますので、管理画面にアクセスすれば、外出先でも郵便物・荷物の
処理方法を依頼できます。
▼郵便物管理システムの詳細

また、通常無人で運営しているバーチャルオフィスも多数ありますが、
ビジネスピットは営業時間内は受付常駐のため、お客様のご対応も心配ありません。
▼来客対応

●バーチャルオフィス運営はどのような会社が行っているのでしょうか?

先に不動産業を営む会社が空きビル・空き室対策でレンタルオフィスやバーチャルオフィスを
運営していることが多いとお伝えしましたが、バーチャルオフィス運営においては、
実に様々な事業者が運営を行っています。
ビジネスピットのように、専業とした運営会社があるケースもありますが、前出の不動産や
電話代行サービスの会社が電話のサービスに付随する形で始めたり、元々は私設私書箱
サービスを行っていた会社がイメージアップのためにバーチャルオフィスと名乗ったことで、
バーチャルオフィスの運営者となっている場合もあります。

その他、地方では行政書士、税理士などの士業の方が起業家支援のために自社の事務所で
バーチャルオフィスを運営しているパターンもあります。

●バーチャルオフィスを使っているのはどのような職種が多いのですか?

特定の業種に向けたサービスもありますが、ビジネスピットを利用される会員様の業種は
多種多様、非常にバラエティ豊かです。
これまで全く出会ったことのないお仕事をされている方もいて、事業についてお話を伺い
驚くこともあります。

ビジネスピットのバーチャルオフィスはビジネスユースでのご利用に限定しておりますので
個人でご利用の方でも、全てビジネスアドレスとしてのご利用です。
IT関連はもちろん、渋谷という土地柄芸能、ファッションやメディア関連の事業者さんから
免許や許認可などは自宅で行い、サテライトオフィスとしてご利用される士業の方まで
広くご利用いただいています。

■実際に複数のサービスオフィスをご利用された方の声

■コンサルタント業 S様
客先への訪問や出張なども多く、レンタルオフィスを借りたはいいけど部屋にいる時間が
全くなくて持て余してしまった。
入居している以上はいてもいなくても賃料も共益費もかかるのでレンタルオフィスなら
実際のスペースがあるから信用性があるけど、バーチャルオフィスは・・・といったような
記事もたくさんネットで見るが 雑居ビルに入っているようなレンタルオフィスや
個人宅と大差のないような建物だったら、オフィスビルに入居しているバーチャルオフィスの方が
取引先に対してのイメージを含めメリットが大きいです。

■IT関連サービス T様
元々個人事業主の時にはコワーキングをよく利用していました。
実務スペースとしては問題ないですし、登記も出来るところでしたが、
やはり会社の登記などを考えた時に、オフィスの住所は別に持った方がいいなと思ったんです。
移転の際税理士などにも相談しましたが、「バーチャルオフィスは口座開設が難しいから
どうせ借りるならレンタルにした方がいいのでは?」と言われて色々検討したのですが、
そこに机と椅子があるかどうかの問題ですし、必要だった電話のサービスもすべて
バーチャルオフィスにありましたから、果たしてイメージだけの問題でレンタルオフィス
でないといけない理由はあるかなと考えました。
スタートアップの時なので、とにかくコストは最小限に抑えたかったですしね。
法人口座の開設も知人にヒアリングすると、確かに一時はかなり厳しかったらしいですが
内覧の際に大手金融機関が起業家にサービスオフィスを推奨するようなページも作成して
いますし、実際にメガバンクで口座開設に成功している会員さんも多数いますよ、と
背中を押してもらいバーチャルオフィスに決めましたが、正解だったと思います。
もう数年使っていますが銀行との関係も悪くないですよ。

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使い勝手にあわせ、必要なサービスを必要なだけ利用できるのも
ビジネスピットの魅力のひとつです。

オフィス所在地の信用性を高めたい方や来客の多い方に人気の「社名プレート」や
郵便物の転送を通常より多くして欲しいというご要望にお応えした「週2回転送」など
豊富なオプションサービスも充実しています。
▼選べるオプションサービス

サービスの詳細のご案内、契約についてのご説明はご内覧をお勧めしております。
実際にオフィスを見ていただくことで安心してご利用いただけます。

是非、ご内覧へもお越しください。
▼内覧お申込

ビジネスピット

バーチャルオフィスサービスの他、会社の設立から経営に至る様々なシーンでサポートします。法人登記、記帳代行の他、業務効率化のご提案なども行っています。
バーチャルオフィスに関連するサービスはもちろん、全てプロフェッショナルが対応しますので、安心して事業運営をしていただくことができます。

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