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2017年8月30日

法人設立時に必要な手続きと書類について

以前、会社設立についてご案内いたしましたが、今回は法人設立(会社設立)の際に
必要となる書類や、官公庁への届出についてご案内します。


■設立前に準備しておくべきもの

●商号(会社名)
説明しやすく覚えやすい会社名がベター。
ただし、インパクトがあっても口に出しくい会社名は避けた方が良いと言われます。
(電話などで聞き間違いなどにも繋がります)

法人登記をすることで、自社の商号を他社から妨害されずに使用することができ、
自社の商号と似たような商号を他社が不正に使用することを排除する権利があります。

以前は同じ市町村(区)内の会社で同一の事業目的、かつ商号が全同じ、あるいは
混同しやすい場合は「類似商号調査」という調査が行われ、似た名称の照合を
つけることができませんでしたが、現在は会社法で定められていた類似商号の
禁止制度は廃止されました。

ただし、不正競争防止法という法律によって、著名な商号と同一・類似・混同する
商号の利用は禁止されているため有名企業と類似、同一の商号はつけられなくなって
います。
上記のような商号がつけられた場合でも、有名企業の社名やサービス名などは
商標登録されている場合が多く商標権の侵害などで訴えを起こされる場合も
ありますので十分注意が必要です。

また、「法人」という名称のとおり会社は人としてみなされます。人の名前同様に
犯罪をうかがわせるような名称や公序良俗に反する名称は許可がおりません。

利用できる文字・記号に制限があり、利用できる文字は以下のとおりです。
・漢字、 ひらがな、 カタカナ、 ローマ字(大文字、小文字)、 アラビア数字(0~9)
・ 一部の符号:「&」「 '(アポストロフィー)」「 ,(コンマ)」 
「.(ピリオド)」「・(中点)」 「-(ハイフン)」

● 事業目的
定款に必ず記載する「絶対的記載事項」で、法務局で登記簿謄本を取得すれば
第三者でも自由に閲覧が可能です。
設立する会社がどのような事業を行うのかを明らかにするもので、定款に記載して
いない事業を行うことはできません。

事業目的としてNGとなるのは、当然のことですが違法性のある事業、一般法人に
おいて営利性のない事業(会社は営利を得ることを目的に設立されるため)、
事業内容の明確性がないことです。

● 本店所在地
本店所在地(登記地) は通常、本店を置く住所にて届出をします。
また、定款上では"東京都〇〇区に置く"とだけ定めることもできますが番地までを
設定するのがベターです。
理由としては、登記申請の際に、他の添付書類が増え手間も増えるためです。
本店所在地(登記地)には自宅、賃貸の事務所、レンタルオフィスやバーチャル
オフィス、コワーキングスペースなど選択肢はありますが、
自宅が賃貸住宅の場合、契約により法人登記を出来ないこともありますので、
事前の調査が必要です。
また、登記住所は第三者が調べることが可能ですので、セキュリティの面からも
自宅以外の場所を登記場所とすることはプライバシー保護の面からも安心です。

●資本金
会社の元手となる資金です。会社を運営するために必要な人件費や 事務所などの
賃料、事業に必要な資材の購入、役員報酬などに利用できるお金です。
現在は1円から会社を設立することが出来ますが、 最低半年の運転資金を賄える額を
用意するのが一般的で資本金が多い方が、体力のある会社という信用力にも結び
つきます。

●定款
定款は、会社の根本的な規則を定めた書類のことです。定款を作成する際、絶対的
記載事項と相対的記載事項というものがあります。
絶対的記載事項とは、会社の目的や名前(商号)など、定款の作成にあたって必ず
盛り込まなければならない事項でこれを記載しなければ、法人の設立はできません。
相対的記載事項とは、定款に記載しなければ効力が生じない事項となりますので、
記載は必須ではありません。
設立時には将来的に展開しようと思っている事業などがあれば、設立時に盛り込んで
おくことが推奨されます。これは設立後に事業目的を追加すると、1回の登記内容の
変更毎に登録免許税(3万円)が追加で発生するためです。

上記の事項をA4用紙の片面に下記に記載の「絶対的記載事項」について横書きし、
ステープラ(ホチキス)止めをするのが一般的です。
定款の詳しい作成方法は日本公証人連合会のウェブサイトなどに掲載されています
ので、参考にすることをお勧めします。

●会社印
会社の設立登記の書類や定款には会社印が必要になる箇所があります。
事前に最初に4種類の印鑑を用意しておくのがベターです。

●印鑑証明書
印鑑証明書は、次項で解説する定款の認証時と登記時に必要になります。
あらかじめ取得しておきましょう。

●設立費用
最低242,000円が必要となります。
【内訳】
・定款に貼る収入印紙代:40,000円
・定款認証時に公証人に支払う手数料:50,000円
・ 登記手続に必要な定款の謄本手数料:1ページにつき 250円
・ 登録免許税: 15万円~
 (資本金の額×0.7%で、15万円に満たない場合は15万円となる)
----------------------------------------------------------------------
合計:約242000円

すでに個人事業主で、電子定款が作成、提出できる機器などを取り揃えている場合、
定款に貼る印紙代をカットすることも可能ですが、新たに機器購入や手続きを行う
場合は割高になるため一般的には定款を紙で用意することがほとんどです。


■登記手続き時に必要なもの

●定款
会社の憲法、基本的な規則を記載した書面です。定款の認証は、会社の本店の
所在地を管轄する法務局の所属公証人が認証することになっているため
本店所在地の管轄以外での公証人役場では対応不可となります。

●資本金の払込証明書
各金融機関で発行してもらえます。定款で記載している資本金額が実際に発起人
名義の口座へ入金されていることを証明する書面です。

●発起人の決定書
本店所在地を発起人の同意をもって決定されたことを証明する書面です。

●設立時役員の就任承諾書
会社の役員になる人の承諾書が必要となります。

●印鑑証明書
法人登記を行う場合は、会社の役員となる全員の個人印鑑証明書が必要です。

●株式会社設立登記申請書
法務局に設立登記の申請をする際の申請書です。

●登録免許税貼付用台紙
法務局に納める登録免許税の収入印紙を貼る紙のことです。

●登記事項を保存したCD-R等の電子媒体
登記事項をまとめたもの。紙で用意しても良いのですが、CD-R等の電子媒体で
用意することも多くなっています。

●印鑑届出書
会社の印鑑証明書のようなもので、会社を設立すると取得できるようになります。
厳密には、設立登記の後に取得するもので、銀行口座の開設や税務署への届出の
際に使うことができます。
主に登記後に使用することの多い印鑑ですが、登記の段階で準備しておく方が
その後の手続きがスムーズです。

●会社実印(代表者印)
会社実印は、代表者印とも呼ばれます。前述の通り、法務局での設立登記時に
登録します。実務上では主に重要な契約書などで利用します。
印鑑サイズに具体的な規定はありませんが、直径18mmの丸印に会社名を外側の円、
役職名を内側の円に記すのが一般的です。

●会社銀行印
銀行口座の開設などのために銀行に届け出る印鑑です。会社実印と分けることで
リスク分散の観点や、実印と比べると使用頻度が高いことから経理担当者などに
持たせるために実印とは別のものを用意します。
一般的には、会社実印と区別がつきやすいよう一回り小さい丸印で、会社名を
外側の円に、「銀行之印」という文字を内側の円に記載して作成します。

●角印(社印)
角印は社印とも呼ばれます。会社の認印として、主には注文書や請求書などの
社外文書の他、稟議書などの社内文書に用います。一般的には、会社名を記載した
角印を作ります。

●住所印(ゴム印)
住所印はゴム印と呼ばれることもあります。主に利用するケースは角印と同様ですが
より広範囲に利用ができます。住所印は、会社名の他に会社住所・電話番号などを
記載して作るため、住所などを手書きすることを省くことができる便利な印鑑です。


■設立後に提出必要な書類と公的機関

【必須書類】

▼税務署
・法人設立届出書(期限:設立から2ヶ月以内)
設立した会社の概要を税務署に知らせるための書類。都道府県や市町村にも地方税を
納めるために開業届として必要。添付書類として、定款の写し等、登記事項証明書、
設立時貸借対照表、株主名簿が必要で提出の際には法人設立届出書を一番上にして、
上記添付書類の記載の順番に添付書類を並べるというルールも存在します。

・給与支払事務所等の開設届出書(期限:設立から1ヶ月以内)
賞与や従業員の給料を会社の費用として計上するために必要

▼都税、県(道府)税事務所
・事業開始等申告書(都税事務所)(期限:設立から15日以内)
・法人設立届出書 (県(道府)税事務所)(期限:会社設立の日から1ヶ月以内)

▼各区市町村
・法人設立届出書(期限:会社設立の日から1ヶ月以内)

【必要に応じて提出するもの】
・青色申告の承認申請書(期限: 設立から3か月以内、または最初の事業年度末日)
法人として税制上、大きなメリットのある青色申告で法人税を納めるために事前に提出が必要

・源泉所得税の納金の特例の承認に関する申請書
 (期限:設立第一期の確定申告の提出期限内)
源泉徴収を毎月ではなく年2回の納付にして創業後の負担軽減を目的に提出する書類。

・棚卸資産の評価方法の届出書(期限:設立第一期の確定申告の提出期限内)
会社の在庫商品の計算方法を届け出る書類。必要ない場合も少なくないが、業種によっては
節税のために非常に重要な届出です。

・ 減価償却資産の償却方法の届出書(期限:設立第一期の確定申告の提出期限内)

・消費税関係の届出書(期限:設立第一期の確定申告の提出期限内)

▼労働基準監督署
・労働保険 保険関係成立届(期限:労働保険関係が成立した日の翌日から10日以内)
従業員を雇う上で必須。労働保険に関する届出

・労働保険 概算保険料申告書(期限:会社設立から50日以内)

▼ハローワーク
・雇用保険適用事業所設置届(期限:雇用保険適用事業所となった翌日から10日以内)
・雇用保険被保険者資格取得届(期限:雇用保険適用事業所となった翌日から10日以内)
従業員を雇う上で必須です。

▼年金事務所
・健康保険・厚生年金保険新規適用届(期限:速やかに)
・健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届(期限:被保険者資格取得後5日以内)

その他、個人事業主から法人成りした人の場合、個人事業主としての廃業届等の
手続きと各官庁への提出が必要です。


法人の設立時にはたくさんの書類の準備や手続きが必要になります。
専門知識が必要なことも多く、一人ですべてをまかなうのはとても大変です。

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